Добрий день, шановні читачі! Мене звати Олена, я адвокатка з багаторічним досвідом у сфері волонтерської та благодійної діяльності. За час своєї кар’єри я допомогла десяткам організацій — від маленьких ініціатив до великих фондів — налагодити документальний порядок та уникнути юридичних пасток. Хочете знати, як правильно оформити документи для волонтерської діяльності? Ця стаття створена спеціально для вас із реальними кейсами, практичними порадами, чек-листами та покроковими інструкціями. Пам’ятайте: правильне оформлення документів — це не лише безпека вашої організації, а й гарантія стабільної та ефективної роботи на благо суспільства.
Хто може займатися волонтерською діяльністю
В Україні волонтерська діяльність регулюється Законом України «Про волонтерську діяльність», чинним ще з 2011 року, але з постійними оновленнями. Займатися волонтерством може будь-яка особа, яка досягла 14 років, а для окремих видів діяльності та взаємодій — від 18 років. Юридичними особами, що здійснюють волонтерську діяльність, можуть бути благодійні та громадські організації (товариства, асоціації, фонди), а також державні чи місцеві органи.
Правильний вибір організаційно-правової форми
Найбільш розповсюджені форми для організації волонтерської роботи: благодійні фонди та громадські організації. Саме ці дві структури мають легітимний статус для залучення коштів, партнерів, організації проектів. Якщо обрати іншу форму, наприклад, ТОВ чи ФОП, статус волонтерської допомоги втрачено не буде, але юридично це викликатиме труднощі при взаємодії з державою чи міжнародними партнерами. Наприклад, в одному з моїх кейсів, під час співпраці з великим бізнесом для закупівлі медобладнання, відсутність статусу благодійного фонду ускладнила отримання митної пільги — питання довелося врегульовувати в екстреному порядку.
Статутні документи організації
Для реєстрації організації необхідно підготувати статут, протокол установчих зборів, список учасників, рішення про обрання керівника, реєстраційну заяву. Дуже важливо чітко прописати мету діяльності: статут має містити зазначення, що організація створена для здійснення волонтерської (або благодійної) діяльності, із описом основних напрямків допомоги. Олександра, моя клієнтка, заснувала благодійний фонд для підтримки ВПО. Ми ретельно формулювали мету, аби уникнути блокування рахунків через «підозрілу» діяльність, що іноді трапляється за формальних перевірок банків.
Реєстрація в органах юстиції та отримання неприбуткового статусу
Після підготовки документів їх подають до органів державної реєстрації. Але реєстрація організації — лише перший крок. Без статусу неприбутковості (включення в Реєстр неприбуткових організацій) ваша організація буде платити податки на отримані благодійні внески та гранти. Оформлення цього статусу відбувається в податковій службі за місцем реєстрації. На практиці, якщо організація забула подати документи до податкової, через рік можуть виникнути податкові штрафи й вимога оплатити податок на прибуток, як це трапилось із моєю клієнткою Оленою, засновницею молодіжної ініціативи.
Ведення волонтерського обліку
Законодавство України не зобов’язує вести спеціальні журнали обліку волонтерів, однак це критично важливо для організації безпечної роботи, аудиту і захисту інтересів волонтера. Дуже варто оформлювати Договори про надання волонтерської допомоги окремо з кожним волонтером (або укладати приєднання до типового договору), вести реєстр залучених осіб. Якщо волонтерська діяльність пов’язана з ризиками (робота в потенційно небезпечних регіонах), облік осіб та цілячих проектів дозволяє захистити себе при конфліктах, податкових чи поліцейських перевірках.
Договір із волонтером
Договір про надання волонтерської допомоги — це типовий письмовий документ, який деталізує права та обов’язки сторін, обов’язковий захист персональних даних, умови страхування тощо. Наполегливо рекомендую підписувати такі документи у двох примірниках, навіть якщо волонтер погоджується працювати усно: це ваш юридичний щит. Був випадок, коли волонтер, який не підписав договір, вимагав компенсацію за травму, і довелося витрачати місяці на врегулювання питання з органами соціального захисту та страховою компанією.
Пожертви, прийом та облік внесків
Для отримання пожертвувань — обов’язково відкривайте спеціальний рахунок (не картку фізичної особи!). Класичним прикладом помилки є збір коштів керівником на свою банківську картку, після чого податкова розцінює суми як прибуток і донараховує податки. Для офіційного прийому пожертв обов’язкові: відкритий рахунок організації, оформлення квитанцій на прийом коштів/матеріальних цінностей, документована звітність (наприклад — фіксація допомоги у відповідних актах). При виникненні суперечок щодо цільового використання коштів, документи — ваш єдиний захист.
Матеріальна допомога: гуманітарна допомога та супровідні документи
Поставки гуманітарної допомоги (медикаменти, харчі, одяг, техніка) часто супроводжуються великою кількістю паперової роботи. Дуже важливо дотримуватись порядку, затвердженого постановою Кабміну № 1126 від 2013 року, із змінами від 2022—2023 років (особливо для ввезення з-за кордону). Гуманітарна допомога має оформлюватися актом прийому-передачі, вантажною декларацією, супровідними листами відправника. У моїй практиці був кейс, коли через невірно оформлений лист відправника на польському кордоні зупинили партію ліків — стрес та витрати часу були би меншими, якби одразу звернулися по консультацію.
Правильний облік витрат та звітність
Звітність — наріжний камінь для будь-якої волонтерської організації. Закон України зобов’язує неприбуткові організації подавати фінансову та податкову звітність за стандартною схемою щокварталу та щороку. Окремо — звіт до Реєстру неприбуткових організацій (форма 1ДФ). Якщо ви отримали міжнародну допомогу або гранти — передбачена ще й додаткова звітність до донорів за їхніми вимогами. Проблеми із звітністю можуть вилитись у втрату статусу неприбутковості, штрафи, відмову донорів у подальшому фінансуванні.
Персональні дані волонтерів і бенефіціарів
Окрему увагу слід приділити захисту персональних даних. Закон «Про захист персональних даних» зобов’язує організації отримати письмову згоду на обробку інформації (наприклад, імена, адреси, телефони) як від волонтерів, так і від осіб, яким надається допомога. В реальному кейсі з молодіжним табором інформація про місцеперебування дітей потрапила до сторонніх осіб, що привело до адміністративної відповідальності організатора. Вчіться на чужих помилках: оформлюйте усі згоди заздалегідь!
Міжнародна допомога та експорт-імпорт документів
Якщо ви отримуєте гуманітарну або фінансову допомогу з-за кордону, оформляйте документи максимально прозоро — митні декларації, інвойси, листи відправника та адресата, документи про цільове призначення. Для перетину кордону з вантажем необхідний акт прийому-передачі українською та мовою країни-відправника. Рекомендую оформлювати окремі доручення на конкретних осіб для супроводу вантажу, щоб не виникало питань у митників чи прикордонників. У великому волонтерському кейсі фонд закупляв карети швидкої допомоги: всі документи складалися двома мовами, що допомогло уникнути затримки техніки на митниці.
Покрокова інструкція для початку волонтерської діяльності
- Обрати форму діяльності: благодійний фонд або громадська організація.
- Підготувати статут та всі організаційні документи: протоколи, список засновників, заяву.
- Зареєструвати організацію в державних органах юстиції.
- Отримати статус неприбуткової організації в податковій службі.
- Відкрити офіційний рахунок організації для прийому коштів та гуманітарної допомоги.
- Укласти письмовий договір з кожним волонтером та отримати згоду на обробку персональних даних.
- Оформлювати пожертви та гуманітарні вантажі за супровідними документами: акти, заявки, листи, звітність.
- Вести фінансову й організаційну звітність згідно з чинним законодавством та вимогами донорів.
- Забезпечити юридичну підтримку та регулярні консультації з адвокаткою або юристкою, яка спеціалізується на неприбутковому секторі.
Чек-лист для організації
- Наявність реєстраційних документів та статуту організації
- Статус неприбутковості
- Врегульований статус рахунків (банківських)
- Оформлені договори з волонтерами
- Дозволи та ліцензії, якщо ваша діяльність того вимагає (наприклад, робота з дітьми, медикаментами)
- Розроблений зразок згоди на обробку персональних даних
- Відповідально організована первинна фінансова документація
- Системне ведення звітності
Практичні кейси від адвокатки
З досвіду роботи можу навести кілька історій. Наприклад, благодійну організацію «Нові крила» оштрафували через пропуск строку подачі звіту — лише завдяки апеляції та правильним документам вдалося уникнути втрати неприбуткового статусу. В іншому випадку невелика ініціатива «Життя дітям» стикнулася із блокуванням рахунків через неправильний опис мети в статуті. Вирішення знадобило пильного аналізу й перемовин із банком: як результат, фонд отримав лист-роз’яснення й поновив роботу рахунку. Не зволікайте із професійною консультацією: це заощаджує безліч часу й витрат в майбутньому!
Найпоширеніші помилки організацій
Типові помилки, які трапляються в моїй практиці:
- Оформлення пожертв на банківські карти фізичних осіб
- Відсутність письмових договорів з волонтерами
- Невчасна подача звітності
- Порушення при роботі з персональними даними
- Імпорт або експорт гуманітарної допомоги без належних супровідних документів
- Неточності у статутних документах
За кожен подібний промах організація може дорого заплатити: фінансові санкції, втрату статусу, блокування банківських рахунків, втрату довіри донорів.
Ваші наступні кроки
Волонтерська діяльність — це не тільки добро, а й велика відповідальність і кропітка документальна робота. Пам’ятайте: від правильного оформлення документів залежить ваша спроможність надавати допомогу, отримувати гранти, створювати партнерства, захищати права своїх волонтерів. Не бійтеся звертатися до професіоналів: своєчасна юридична підтримка — це спокій і безпека у вашій добрій справі.
Потрібна допомога? Звертайтеся за консультацією — я та моя команда завжди на вашому боці!
Залишити відповідь